Virtuelle Assistentin. Was ist das überhaupt? In den letzten Jahren hat sich die virtuelle Assistentin stark durchgesetzt. Doch woran liegt das? Die Arbeitswelt ist im Wandel der Zeit. Das spüren wir tagtäglich. Es findet ein Umdenken statt. Familie steht wieder mehr im Fokus, Work-Life-Balance gewinnt immer mehr an Bedeutung. Doch was macht eine VA überhaupt und wann ist eine Zusammenarbeit sinnvoll? 

Begriffserklärung 

Eine virtuelle Assistenz (VA) ist eine freiberufliche Tätigkeit. Diese freiberufliche Dienstleistung kann eine Einzelperson oder ein Unternehmen sein, wie bspw. eine Agentur. Die meisten virtuelle Assistentinnen arbeiten selbstständig als Einzelunternehmer/ Kleinunternehmer. Sie unterstützen andere Unternehmer oder auch Privatpersonen, online bei administrativen oder kreativen Aufgaben.

Anmerkung: Eine VA arbeitet selbstständig im eigenen Homeoffice und ist ortsunabhängig tätig. So ermöglicht es die vollste Flexibilität. Eine VA ist keine Festangestellte vor Ort und arbeitet in der Regel nicht im Betriebsunternehmen ihrer Kunden. 
 

Aufgabenbereich

Der Aufgabenbereich einer virtuellen Assistenz ist ziemlich vielseitig. Viele VA’s haben sich deshalb auf Fachbereiche spezialisiert, die sie am besten können. 

Diese können im administrativen Bereich sein wie:

• persönliche Unterstützung
• Terminkoordination
• Reiseplanung 
• Büroorganisation
• E-Mail Bearbeitung
• Schriftverkehr
• Vor-/ Nachbereitungen
• interne Dokumente 
• Berichte erstellen
• vorbereitende Buchhaltung
• Sachbearbeitung
• Projektunterstützung

Im kreativen Bereich: 

• Grafik-Erstellungen
• Fotobearbeitung
• Videobearbeitung
• Texte erstellen
• Blog Betreuung
• Newsletter schreiben
• Social Media Management
• Webseiten Betreuung
• weitere marketingtechnische Strategien

Wichtig zu wissen 

Eine VA ist keine Festangestellte, deshalb ist es wichtig zu wissen, wie das ganze rechtlich aussieht. Es besteht für den Kunden keine Sozialversicherungspflicht. Dafür trägt die VA selbst. Auch werden keine Krankheits-/ Urlaubstage oder Ausfälle bezahlt. Der Auftraggeber zahlt ausschließlich das, was er an Leistung bekommt.

Aus diesem Grund werden vor Beginn der Tätigkeit ein paar Vereinbarungen abgeschlossen, um rechtlich geschützt zu sein. Auf beiden Seiten.

Vorteile

Die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz kann einige Vorteile mit sich bringen. Das ist u.a. eine höhere Effizienz und Flexibilität, da die Stunden je nach Bedarf angepasst werden können. Ebenso wie Transparenz, spezialisierte Fachkräfte, mehr Freiraum für wesentliches, aber vor allem auch Kosteneinsparungen. Bezahlt wird nur die tatsächliche Leistung. Dadurch fallen Kosten für Lohnnebenkosten, Krankheitstage, Urlaubsansprüche, Leerläufe oder nicht geleistete Arbeiten weg. Die Kosten für ein Büro samt Ausstattung entfällt ebenfalls, die sich für anderes clever einsetzen lassen und dem Betrieb sowie den Kunden & Partnern zugute kommt. 

Die detaillierten Vorteile durchleuchte ich nochmal genauer in einem gesonderten Beitrag wo es direkt um die Vorteile geht. 

Nachteile

Wie jedes Business gibt es auch ein paar Dinge, die sich zum Nachteil auswirken könnten. Das sind u.a. Kommunikationsschwierigkeiten, weil man sich mal nicht so eben vor Ort in Person austauschen kann. Auch können unterschiedliche Zeitzonen oder Missverständnisse sich negativ auswirken. Es kann auch mal zu Übertragungsverzögerungen kommen oder technische beeinträchtigen, wie Internetausfall oder Software Unterbrechungen. Ein weiterer Nachteil können Qualitätsmängel oder Leistungsschwankungen sein, wenn man sich nicht klar genug ausgedrückt hat. Ebenso wie eingeschränkte Kontrollmöglichkeiten. Vieles basiert auf einem Vertrauensverhältnis und zufriedenstellende Ergebnisse. 

Zusammenfassung

Abschließend lässt sich sagen, die virtuelle Assistenz ist eine ideale Unterstützung und bietet zahlreiche Möglichkeiten mit einem hohen Maß an Qualität und Fachexpertise. 

Besonders für kleinere Projekte oder Zuarbeiten im administrativen Bereich oder besondere Tätigkeiten im kreativen Bereich, ergänzt sich die virtuelle Assistentin perfekt. Es ist unkompliziert, kostensparend und qualitativ. Aber auch für Unternehmer die kein Büro möchten oder beruflich viel digital unterwegs sind, eignet sich eine virtuelle Assistentin hervorragend für die notwendigen Aufgaben, je nachdem was benötigt wird. Es bietet die höchste Flexibilität und Effizienz, damit mehr Zeit für das wesentliche bleibt. 

Bis zum nächsten Mal